Quando terceirizamos a limpeza do nosso escritório, eu queria garantir que o padrão de qualidade que havíamos contratado seria mantido no dia a dia. Mas como fazer isso de forma objetiva, sem depender de impressões subjetivas? A solução que encontrei, em parceria com o supervisor da empresa de limpeza, foi a criação de um checklist de limpeza de escritório. Essa simples ferramenta transformou a nossa supervisão, tornando-a mais justa, transparente e incrivelmente eficaz.
O erro é gerenciar um serviço de limpeza com base no “achismo” ou na reclamação pontual. Um checklist cria um padrão objetivo, um “contrato” diário de tarefas que precisam ser cumpridas.
A Estrutura do Checklist
Nosso checklist foi dividido por ambiente, e para cada ambiente, listamos as tarefas e a frequência. A textura de um bom checklist é a da organização visual e da clareza.
1. Recepção e Sala de Espera (Diário):
- [ ] Limpeza do piso
- [ ] Higienização do balcão de atendimento
- [ ] Limpeza de vidros da porta de entrada
- [ ] Organização de revistas e objetos na mesa de centro
- [ ] Esvaziar lixeiras
2. Salas de Reunião (Após cada uso):
- [ ] Limpeza da mesa
- [ ] Higienização dos telefones
- [ ] Limpeza da lousa de vidro ou quadro branco
- [ ] Alinhamento das cadeiras
3. Estações de Trabalho (Diário, geralmente no final do dia):
- [ ] Remoção do lixo individual
- [ ] Limpeza da superfície da mesa
- [ ] Higienização do aparelho de telefone
4. Copa/Cozinha (Diário, 2x ao dia):
- [ ] Limpeza da pia e da bancada
- [ ] Higienização do micro-ondas (parte interna e externa)
- [ ] Limpeza do chão
- [ ] Reposição de café e materiais descartáveis
5. Banheiros (Diário, 3x ao dia):
- [ ] Limpeza completa de vasos e pias
- [ ] Higienização dos metais
- [ ] Limpeza do espelho
- [ ] Reposição de papel higiênico, papel toalha e sabonete
- [ ] Remoção do lixo
6. Tarefas Semanais:
- [ ] Limpeza de todos os vidros e divisórias internas
- [ ] Aspiração de rodapés e cantos
- [ ] Limpeza de persianas
A Ferramenta de Gestão
Esse checklist de limpeza de escritório se tornou nossa principal ferramenta de gestão. Uma vez por semana, eu ou minha gerente administrativa percorremos o escritório com o supervisor da empresa, com o checklist na mão. O som do “check” em cada item é o som da conformidade e da qualidade sendo assegurada.
Ele também serve como um guia para a equipe de limpeza e como uma base justa para qualquer feedback. Em vez de dizer “a limpeza não está boa”, podemos apontar: “Olha, o item X do checklist não foi cumprido hoje”.
A criação de um checklist é um pequeno esforço de planejamento que gera um imenso retorno em qualidade e em uma relação mais profissional e transparente com seu fornecedor de limpeza.
