Uma vez tomada a decisão estratégica de terceirizar, iniciou-se a fase prática. O processo de terceirização de serviços de limpeza é um projeto, com etapas claras que precisam ser bem executadas para garantir uma transição suave e um resultado de sucesso. Acompanhei cada passo de perto, com meu olhar de advogado, para garantir que nosso escritório estivesse fazendo a melhor escolha e se protegendo contratualmente.
O erro é achar que, após escolher a empresa, o trabalho acabou. A fase de negociação do contrato e de implementação do serviço é tão ou mais importante do que a própria escolha do fornecedor.
1. A Cotação e a Escolha do Fornecedor
Como já detalhei, a primeira etapa foi a de cotação. Pedimos propostas detalhadas a três empresas de Belo Horizonte com boas referências. Analisamos não apenas o preço, mas o escopo do serviço oferecido, a qualidade dos produtos que utilizavam e a sua saúde financeira e jurídica.
2. A Negociação do Contrato
Com a empresa escolhida, entramos na fase que mais domino: a análise do contrato. E aqui, a atenção aos detalhes é fundamental.
- Escopo de Serviço (Anexo I): O contrato precisa ter um anexo, o “memorial descritivo”, que detalha tudo o que está incluso no serviço: a frequência da limpeza de cada ambiente, as tarefas a serem executadas, os tipos de produtos a serem usados. A textura de um escopo bem detalhado é a da segurança, pois evita discussões futuras.
- Cláusulas de Responsabilidade: O contrato deve deixar claro que toda a responsabilidade trabalhista, previdenciária e por acidentes de trabalho é exclusivamente da empresa contratada.
- Cláusula de Rescisão: Quais as condições para o cancelamento do contrato? Qual o aviso prévio necessário?
O som de uma negociação contratual bem-sucedida é o da clareza e da proteção mútua.
3. A Implementação e o Treinamento
Após a assinatura do contrato, veio a fase de implementação. A empresa de terceirização de serviços de limpeza nos apresentou a equipe que trabalharia em nosso escritório. Fizemos uma reunião inicial, onde apresentamos nosso espaço, nossas regras, nossas expectativas.
A equipe da empresa, por sua vez, já veio com seu próprio cronograma de trabalho (o “roteiro de limpeza”), definindo o que seria feito a cada dia da semana. Essa organização profissional foi um sopro de ar fresco.
4. A Supervisão e o Feedback Contínuo
A terceirização não significa “largar de mão”. Significa ter um canal de comunicação profissional. A empresa designou um supervisor que visitava nosso escritório periodicamente para checar a qualidade do serviço e conversar conosco.
A sensação de poder dar um feedback construtivo para um supervisor, que então se encarregaria de treinar e orientar a equipe, é muito mais eficiente do que ter que chamar a atenção de um funcionário direto.
O processo de terceirização de serviços de limpeza foi um projeto bem-sucedido porque foi conduzido com a mesma seriedade de um projeto jurídico. Com diligência na escolha, rigor no contrato e uma boa comunicação na implementação, a transição foi suave e o resultado, excelente.
