A decisão de terceirizar a limpeza do nosso escritório foi seguida por uma fase de intensa atividade para mim: o processo de cotação de limpeza para empresas. Como advogado, sei que uma boa negociação começa com uma boa cotação. Não se trata apenas de encontrar o menor preço, mas de garantir que estamos comparando propostas equivalentes e escolhendo o parceiro que oferece o melhor valor para o nosso investimento.
O erro é pedir orçamentos por telefone e tentar comparar os valores de cabeça. Um processo de cotação profissional exige um método, uma documentação e uma análise criteriosa.
A Criação do Pedido de Proposta (RFP)
O primeiro passo foi criar um documento formal, um “Request for Proposal” (RFP), ou Pedido de Proposta. Esse documento, que enviei por e-mail para as três empresas que pré-selecionei em Belo Horizonte, continha:
- Uma breve apresentação do nosso escritório.
- O nosso “Memorial Descritivo”, com a planta baixa e o detalhamento de todas as nossas necessidades de limpeza.
- Um prazo claro para o envio das propostas.
O som de um processo formal como este já sinaliza aos fornecedores que eles estão lidando com uma empresa séria.
A Planilha Comparativa: A Ferramenta da Verdade
Quando recebi as três propostas, a verdadeira análise começou. E a minha ferramenta foi uma planilha. A textura de uma planilha bem montada é a da clareza, da organização de dados que permite uma decisão racional. Minha planilha tinha as seguintes colunas:
- Fornecedor A, B, C
- Valor Mensal Total
- O que está incluso? (Checklist): Limpeza diária? Fornecimento de material? Limpeza de vidros?
- Número de Funcionários e Carga Horária
- Diferenciais: A empresa oferece supervisão local? Tem algum selo de qualidade?
- Condições Contratuais: Prazo do contrato, política de reajuste, multa de rescisão.
A Análise Além dos Números
A planilha me permitiu comparar o que era objetivamente comparável. Mas a decisão final também envolveu uma análise subjetiva. Uma das empresas, embora com o preço ligeiramente mais alto, me apresentou uma proposta comercial impecável, com um cronograma de atividades e um plano de supervisão muito mais detalhado e profissional.
A sensação que tive foi a de que aquela empresa não estava apenas me vendendo um serviço, mas uma parceria de gestão. Eles demonstraram um nível de organização e de preocupação com a qualidade que me deu mais segurança.
A Escolha Fundamentada
Ao final do processo de cotação de limpeza para empresas, a escolha pelo fornecedor “B”, o um pouco mais caro, foi uma decisão fácil e bem fundamentada. A planilha mostrava que, embora o preço fosse maior, o “pacote” de serviços e de gestão que eles ofereciam era superior.
O ritual da cotação é um trabalho que exige seriedade, mas é ele que transforma uma simples compra em uma aquisição estratégica, garantindo que o parceiro escolhido seja, de fato, o melhor para as necessidades e para os padrões de excelência da sua empresa.
